Als webshopeigenaar begin je klein en zo vaak ook met het eigenhandig afhandelen van de orders. De eerste bestellingen in de shop heb je waarschijnlijk zelf waargenomen, bevestigd, ingepakt en het adres voor het label handmatig ingevoerd en afgedrukt om deze vervolgens te kunnen verzenden. Als je deze handeling goed bekijkt zitten hier al 6 stappen in, en dan is er nog niet eens gekeken naar het voorraadbeheer of de overdracht naar de verzendpartij. Je hebt het vast zelf gemerkt: het afhandelen van bestellingen kost tijd!
Wanneer een webshop groeit wordt het op den duur te tijdsintensief om dit alles zelf te doen. Het is dan ook logische stap om processen te vergemakkelijken door deze te automatiseren. In dit artikel lees je meer over verschillende soorten automatiseringsmogelijkheden bij webshops en de winst die je daarmee kunt behalen.
Veel webshops hebben zelf de producten op voorraad. Het is van belang om deze goed te beheren, zodat je precies weet hoeveel producten ‘in stock’ zijn en wanneer je producten opnieuw moet laten leveren of produceren. Door het webshopsysteem te koppelen aan het voorraadprogramma, worden producten die niet op voorraad zijn automatisch verborgen in de webshop of krijgen de melding “weer leverbaar binnen 14 dagen”. Goed voorraadbeheer zorgt er dus voor dat je zelf minder handelingen hoeft uit te voeren op de website. Een online shop gaat ook wel eens samen met een fysieke winkel. Welke producten heb je nog staan en kunnen zowel online als in de fysieke winkel verkocht worden? En wanneer is het tijd om nieuwe producten aan te schaffen en hoeveel moeten dit er zijn, van welke kleur, maat of soort? Weg met de Excel sheets en de administratieve rompslomp. Door een koppeling van de juiste systemen ben je zeker van een accurate voorraad.
Een goed ingericht voorraadsysteem schept orde in de chaos. Het scheelt natuurlijk veel tijd wanneer je dit automatiseert. Daarnaast levert het inzichten op; wanneer je wat moet laten leveren om zo het juiste aanbod te kunnen bieden aan je klanten, op het juiste moment.
Je klanten op de hoogte houden van het bestelproces is essentieel voor klanttevredenheid. Denk hierbij aan bestelstatus, levering of nazorg. De bestelstatus gaat om de bevestiging of de status van betaling, tijdens de levering kan de klant geïnformeerd worden over de verwachte leverdatum en in het stuk nazorg kan er om een review gevraagd worden of kunnen er instructievideo’s en overige informatie toegestuurd worden.
Dit automatiseren zorgt ervoor dat deze berichten via e-mail automatisch op het juiste moment terechtkomen bij de klant. De automatisering gebeurt via interne of externe software programma’s, zoals MailChimp die gekoppeld kan worden met bijvoorbeeld Magento 2. Magento 2 als voordeel een aantal standaard mails die geautomatiseerd verstuurd kunnen worden.
Ons advies is om hier één keer een goede investering in te doen.. Het kan wat tijd of geld kosten, maar daarna gaat alles vanzelf. Je klant is goed op de hoogte, je creëert vertrouwen en een band met de klant door de juiste informatie op het juiste moment aan te bieden. Een bijkomend voordeel is dat je met dergelijke programma’s goed kunt tracken hoe klanten reageren op de mails. Aan de hand daarvan kan je de serviceberichten verder verbeteren, om je klant nog beter van dienst te zijn.
Een online bestelling wordt in veel gevallen verzonden door een vervoerder. PostNL, UPS en DHL zijn bekende grote bedrijven in Nederland. PostNL biedt onder andere een plug-in voor Magento. Zo staat de webshop direct in verbinding met het systeem waar alle verzendingen van PostNL worden verwerkt. De order wordt na bestelling aangemeld bij PostNL, een verzendlabel wordt aangemaakt en de orderinformatie wordt automatisch verwerkt. Ook hier zijn verschillende verzendopties mogelijk, zoals verzending in het buitenland of aangetekende verzendingen.
De trackingcode waarmee de klant het pakket kan volgen wordt direct toegankelijk en bijgevoegd in de transactiemails van Magento. Ook de status is inzichtelijk voor jou als webshopbeheerder. Mocht een klant hier vragen over hebben, kan je direct antwoord geven.
PostNL is een goed voorbeeld die deze automatisering biedt. Eigenlijk hebben alle grote vergelijkbare vervoersbedrijven koppelingen of plug-ins voor verschillende webshopplatformen.
Je ziet dat automatisering ervoor kan zorgen dat een groot deel van benodigde handelingen na binnenkomst van een bestelling direct kunnen worden opgevolgd en uitgevoerd, zonder dat je hier als webshopeigenaar naar om hoeft te kijken. De winst zit vooral in tijd, maar ook in service naar de klant toe. Er kan sneller verzonden worden en de klant is op de hoogte van de leveringsstatus.
Veel webshops hebben een groot assortiment. Het is een enorme klus wanneer het gaat om tientallen of honderden producten die handmatig ingevoerd moeten worden. Wij adviseren daarom altijd om te werken met een importtool. De tool kan een lijst (vaak een CSV bestand) in één keer importeren waardoor alle producten automatisch worden aangemaakt. In de lijst zijn alle attributen van een product ingevuld, van prijs tot acties of van voorraad tot productafbeeldingen.
Ook bij het updaten van producten kan met een import. Zo kan je in één keer een bulkbewerking doen. Dit levert grote tijdwinst op. Het werken in een sheet buiten de digitale omgeving om is vaak ook fijner, het is overzichtelijker en er kan offline aangepast worden.
Het automatiseren van de processen levert veel voordelen op. Echter betekent het niet dat je als webshopeigenaar niet meer naar de processen hoeft om te kijken. Controleer de processen af en toe om er zeker van te zijn dat alles goed gaat, volg vragen altijd persoonlijk op om zo direct in contact te staan met de klant, check reviews op tevredenheid; je kunt leren van de ontevreden klanten. Én blijf innoveren; als de automatisering eenmaal staat moet het met de tijd ook verbeterd worden om zo aan de behoeften van de klanten te blijven voldoen.